Karta paliwowa – działanie, koszty, wady i zalety. Czy to się opłaca?

Smiling man refueling car at natural gas station

Pojęcie karty paliwowej jest już dość szeroko znane. Coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na to, by wprowadzić takie rozwiązanie. Nic zatem dziwnego, że poszczególne koncerny prześcigają się z ofertami kart flotowych, ponieważ wiadomo, że od razu pojawią się chętni. Czy jednak rzeczywiście korzystanie z takiej metody płatności za paliwo przynosi duże korzyści? I czy możemy w ten sposób zaoszczędzić, a jednocześnie usprawnić działanie firmy?

Czy każdy może wykupić kartę paliwową?

Karty paliwowe są o tyle uniwersalne, że właściwie nie ma ograniczeń co do tego, kto może z nich korzystać. Korporacje zarządzające bardzo dużymi flotami z pewnością docenią takie udogodnienie, ponieważ zdecydowanie lepiej będzie się rozeznać w finansach oraz w podstawowej dokumentacji. Z kolei niewielkie, kilku- lub nawet jednoosobowe przedsiębiorstwa docenią zniżki i samą wygodę użytkowania. Karta paliwowa dla małej firmy to bezpieczny sposób na kontrolowanie wydatków. 

Zdarza się, że na wykupienie karty paliwowej decyduje się również osoba prywatna. Nie zawsze jest to możliwe, jednak jeśli mamy na to szansę, zdecydowanie warto rozważyć taką propozycję.

Jak działają karty flotowe?

Kiedy tylko dostaniemy do ręki naszą kartę paliwową, błyskawicznie zauważymy, że wyglądem niezwykle przypomina zwykłą kartę płatniczą. Korzystanie z niej odbywa się zresztą dokładnie w taki sam sposób. Wyjątkiem jest jedynie lista towarów, jakie możemy zakupić z jej pomocą. Karty flotowe służą wyłącznie przy tankowaniu oraz przy zapłacie za produkty znajdujące się na stacji benzynowej. Bywa, że możemy też kupić dzięki nim winietki, uregulować przejazd na płatnej autostradzie bądź skorzystać z serwisu samochodowego czy myjni w niższej cenie.

Tym sposobem widać jak na dłoni, że kartą paliwową możemy dokonywać wyłącznie transakcji bezgotówkowych. Nie ma możliwości, by wypłacić pieniądze w bankomacie, ponieważ zakres wydatków jest ściśle ograniczony do działalności danej firmy. 

Czy można odliczyć VAT od karty paliwowej?

Możliwość wystawienia faktury za paliwo to rzecz, z której przedsiębiorcy bardzo często korzystają. Dzięki temu, szczególnie jeśli flota jest wyjątkowo obszerna, można znacząco usprawnić działanie firmy i przy okazji zadbać o jej finanse. 

Czy jednak płacąc kartą paliwową też da się bez problemu odliczyć VAT? Tak i to nawet w prostszy sposób. Wszystko dlatego, że po jej założeniu mamy możliwość wystawienia tylko jednej zbiorczej faktury, gdzie znajdą się wyszczególnione miesięczne wydatki na paliwo. Całość zostanie zatem umieszczona na jednym dokumencie – oznacza to, że kierowca nie będzie musiał za każdym razem po tankowaniu prosić na stacji benzynowej o fakturę. Osoby zarządzające firmą zaś będą mogły lepiej uporządkować dokumentację. 

Karty paliwowe przedpłacone a bezpieczeństwo

Istotną kwestią, o jakiej należy pamiętać, zanim dokonamy dokonamy zakupu karty paliwowej, to fakt, że nie jest ona rejestrowana na osobę, a na pojazd. Dlatego to nie właściciel samochodu musi być obecny przy dokonywaniu płatności, może to zrobić inny kierowca.

Niektóre osoby zastanawiają się nad tym, czy korzystanie z karty paliwowej jest w pełni bezpieczne. Dopracowany system zabezpieczeń sprawia, że jak najbardziej możemy komfortowo używać karty – jest to właściwie zdecydowanie lepsze rozwiązanie, niż wożenie ze sobą odliczonej gotówki. 

Oczywiście karta flotowa może zaginąć bądź zostać ukradziona, na losowe przypadki nie mamy większego wpływu. Możemy jednak natychmiast ją zablokować, a przede wszystkim, dzięki internetowemu monitorowaniu wydatków, sprawdzimy, czy potencjalnemu złodziejowi udało się już w jakikolwiek sposób skorzystać z karty i tym samym narazić nas na straty.

Co wziąć pod uwagę, wybierając kartę paliwową?

Karta karcie nierówna – nie możemy zatem podejmować decyzji pochopnie. Warto porównać ze sobą przynajmniej kilka ofert, żeby upewnić się, że wybrana karta flotowa rzeczywiście spełnia oczekiwania naszej firmy.

Przede wszystkim musimy się zastanowić, na jakich trasach będą poruszały się firmowe pojazdy. Stacje benzynowe honorujące daną kartę powinny znajdować się w najbliższej okolicy. Jeśli na dodatek flota podróżuje również za granicę, to trzeba się upewnić, że także w innych krajach damy radę zapłacić kartą paliwową za benzynę czy gaz. Tutaj dobrym przykładem jest karta BP + Aral, która jest uznawana w licznych placówkach na terenie aż 30 różnych państw. 

Inną sprawą jest też oczywiście rozmiar naszej firmy. Jeśli pojazdów jest co najmniej kilkadziesiąt, w związku z czym miesięczne wydatki za paliwo mogą osiągać naprawdę wysokie sumy, to najlepiej wybrać kartę paliwową BP Plus, która w łatwy sposób pozwoli nam na zarządzanie finansami, a przy okazji zapewni dostęp do dużego pakietu korzyści. Mniejszym przedsiębiorcom, którzy dysponują niewielką liczbą samochodów, szczególnie polecana jest karta BP Komfort Prepaid. W ramach korzystania z niej możemy liczyć na wiele atrakcyjnych rabatów, zniżek i dodatkowe usługi, które jeszcze bardziej ułatwią codzienne prowadzenie biznesu.